El poder de un gran equipo, reto ERP vencido.

Uno de los pilares de éxito sobre los que se asienta el éxito de nuestra empresa es nuestra constante atención a la eficiencia de los procesos internos. El equipo de Zetus entiende la enorme importancia que estos tienen en la excelencia operacional y en la oportuna entrega al cliente del valor creado.

El pasado mes de marzo, cuando publicamos el artículo “La excelencia operacional, una necesidad y un firme propósito”, exponíamos nuestro compromiso con la mejora continua, anunciando a su vez, el comienzo del proceso de implantación de una nueva herramienta para la gestión de los recursos de información en nuestra pequeña empresa (ERP). Entonces mencionábamos múltiples beneficios que la empresa esperaba obtener como retorno de tal inversión.

Nos encontramos en la recta final de la implantación del ERP, y hemos pensado que es un buen momento para hacer balance inicial y revisar cómo se han satisfecho aquellas expectativas.

En primer lugar, la dirección de nuestra empresa envía un agradecimiento a todos quienes han estado involucrados en el proceso —trabajadores, proveedores, y colaboradores—, reconociendo que sin el esfuerzo y la dedicación de todos ellos, no se podrían obtener los beneficios esperados de la adopción de este tipo de herramienta.

Llegue a todos quienes han colaborado con el despliegue y la adopción de la solución ERP en nuestra empresa, nuestro reconocimiento y agradecimiento explícitos, por la actitud positiva y entusiasta, pero también por el arduo trabajo realizado durante todo este año en la implantación del sistema.

¡Muchas gracias, habéis estado geniales!

La dirección de Zetus

El simple hecho de tener instalado un sistema ERP en nuestros ordenadores no garantiza el éxito. La disposición positiva para adoptar el nuevo sistema en el día a día de nuestro trabajo, la percepción que tengamos de su utilidad, será lo que garantice que la inversión realizada se traduzca en una mejora de la eficiencia de los procesos productivos en la empresa.

El uso de nuevas tecnologías de la información en la empresa se ha convertido en una necesidad estratégica para competir en la mayor parte de las industrias, pero el mero esfuerzo de poseer un determinado software no garantiza la mejora de la posición competitiva de la organización. Los trabajadores han de adoptar las soluciones tecnológicas de forma proactiva y productiva, incorporándolas en su quehacer diario. Esto, en última instancia, depende de cuánta utilidad ellos perciban que pueden obtener de las herramientas, en contraste con el esfuerzo que se requiere para aprender a utilizarlas y asimilar los cambios que estás implican en sus rutinas de trabajo.

Primeras impresiones

La mejora en cada ámbito empresarial se está haciendo evidente muy pronto para cada uno de los trabajadores de Zetus, quienes de la mano de TELEMATEL —proveedor de la solución ERP— han podido participar en el proceso de implantación, (adaptación y aprendizaje incluidos).

Antonio Pastrana, comercial con cinco años de experiencia en la comercialización de soluciones ERP TMT EOS, nos comenta que la implantación ha fluido sin incidencias, gracias a la ejemplar colaboración de todo el personal.

Una empresa de obras y servicios como Zetus encaja perfectamente en la solución que ofrecemos al mercado, pero lo que ha permitido que todo el proceso de implantación haya fluido sin incidencias, ha sido la colaboración por parte de todo el personal, esta ha sido ejemplar.


Antonio Pastrana
Comercial de TELEMATEL

Conscientes de lo importante de estar en perfecta coordinación con nuestros proveedores para lograr la excelencia en nuestras operaciones, hemos acudido a Sonia Orgaz —en representación del proveedor de climatización y ventilación Fanair—, para indagar cómo ha vivido el proceso de implantación de la herramienta. Hemos sabido que, para ella, el cambio ha sido muy positivo, especialmente gracias a la visibilidad que ha ganado sobre la estructura de nuestra organización.

He notado una clara organización por departamentos, ahora tienen muy bien definidos un departamento técnico, uno de compras, etc. Esto hace la tramitación mucho más mecanizada en el tema de los pedidos, los que recibimos con su formato correcto. Las peticiones de ofertas me llegan por el departamento de estudios, las peticiones para compras me llegan del departamento de compras. Está todo mas estructurado y eso para mi significa un cambio positivo, porque sabes perfectamente a qué persona te tienes que dirigir para tramitar cada tema, consulta, o dudas que te puedan surgir en la tramitación de los pedidos.


Sonia Orgaz
Climatización y ventilación
Fanair

Para el equipo de Zetus, uno de los cambios de mayor impacto ha sido la introducción de la solución de movilidad. Esta se basa en la aplicación Mobile Servicios, que permite a nuestros técnicos, a pie de obra, enviar y recibir información en tiempo real, desde sus dispositivos móviles. Para José Miguel López —coordinador del departamento de electricidad— este proceso no ha estado exento de retos personales, pero destaca que los beneficios obtenidos en el proceso de gestión de partes o avisos de rotura son innegables.

Antes, cuando recibía una llamada de teléfono de la oficina, reportándome una rotura, lo que hacía era llenar un talonario. Iba rellenando en el talonario el parte de trabajo, y escribiendo todo lo que hacia. La ventaja que yo veo ahora es que, desde la oficina generan el aviso a través del sistema, con la información que el cliente ha proporcionado. De esta forma, cuando yo recibo el aviso en el teléfono, ya tengo la información para comenzar mi trabajo. Anoto en el sistema todas las incidencias que me voy encontrando hasta que termine de reparar la avería, cierro el aviso y ya se puede pasar a facturar. Toda la gestión del aviso se hace con el uso del sistema. Cada vez que realizo una anotación —por ejemplo, tipo, día y hora de la visita, cantidad de hombres necesarios, etc.—, aparece reflejada en el sistema. Desde la oficina pueden verlo y hacer el seguimiento de cómo va ejecutándose el trabajo. No como antes, que tenía que llenar a mano el talonario y llevarlo a la oficina para que ellos lo pudiesen ver.
Mejor ahora, ¿no?

Foto de José Miguel López
José Miguel López
Coordinador
Dpto. de Electricidad
Zetus.

Estar a pie de obra, en contacto directo con el cliente, es una posición de gran responsabilidad, que exige el máximo de nuestros trabajadores. La introducción de un sistema para la gestión de avisos representa un avance importante en ese contexto, pero según José Miguel, dicha gestión es aún mejorable en la práctica. Él espera que el proceso se simplifique y gane en agilidad, en la medida que todos vayan teniendo más conocimiento del funcionamiento del sistema. Por ejemplo, el momento en que el cliente debe firmar, en el dispositivo móvil, su conformidad con el trabajo realizado, es un momento especialmente importante para el técnico a pie de obra. Este paso debe ser sencillo, y ha de poderse ejecutar sin complicaciones o esperas.

Es innegable que la gestión de las operaciones de Zetus ha entrado en una nueva dimensión de eficiencia, rentabilidad, y calidad de los servicios, con el uso de esta herramienta. Cuando se optimizan los procesos operativos, estos se vuelven más fáciles de seguir, así lo ha podido constatar Antonio del Castillo, responsable del departamento de instalaciones eléctricas y miembro del equipo de ingenieros de Zetus. Al interrogarle sobre el “antes y el después” de contar con el sistema de gestión empresarial, la respuesta de Antonio ha sido contundentemente positiva.

La mejora ha sido global porque ahora, gracias al ERP, podemos realizar un presupuesto a través del cual se tramita directamente la compra de los materiales que necesitamos.
Antes todo esto se hacia manualmente, empezando por un documento en formato PRESTO, que después había que convertir a una hoja Excel. A partir de ahí había que introducir los precios manualmente, para después generar un pedido en formato PDF, que era el documento final para enviar.
¿Te imaginas?
Ahora, con el uso del ERP, una vez que hago el presupuesto, utilizo las funciones del sistema para obtener rápidamente una vista de lo que estoy buscando específicamente para comprar… ¡y ya me pone los precios! Sólo queda darle a un botón y enviarle el pedido al proveedor


Foto de José Miguel López
Antonio del Castillo
Responsable de Dpto.
Dpto. de Electricidad
Zetus

Pero no solo los trabajadores a pie de obra, los ingenieros, o responsables de los departamentos técnicos, han podido apreciar los beneficios de hacer uso de un sistema para la gestión de los recursos de información de la empresa, también para el resto de los departamentos ha sido un acierto. Para Pedro Bermúdez, como responsable de contabilizar las facturas y llevar los temas administrativos de la empresa, no hay ninguna duda de las bondades de auxiliarse de esta moderna herramienta para realizar su trabajo.

Desde que uso el ERP todo ha cambiado a mejor, a mejor en cuanto a tiempo, porque me facilita mucho mi trabajo. Es un programa muy rápido y sobre todo es muy fiable. Piensa en la trazabilidad que proporciona este sistema. Desde que se hace el pedido, hasta que yo facturo y contabilizo, lo controla todo, o sea, hay pocas cosas que se puedan escapar, sobre todo en el tema de factura. Ahora, cuando Salvador —nuestro Director— me avisa sobre una pre-factura que debemos facturar, es simplemente pulsar teclas, continuar, continuar…, y ya sale la factura. ¡Y sale sin errores!


Foto de José Miguel López
Pedro Bermúdez
Dpto de Finanzas y Administración
Zetus


¿Cuáles son los próximos retos a los directivos y trabajadores de Zetus para rentabilizar al máximo esta imprescindible inversión?

En primer lugar, continuar el proceso de formación. Ha sido largo e intenso, pero aún queda mucho por delante, como apunta Antonio del Castillo.

Para todos ha representado un gran cambio, y como todo proceso de aprendizaje, te sientes más cómodo una vez que vas conociendo el sistema, y usándolo poco a poco. Pero es indiscutible que es una herramienta fundamental en la empresa, que facilita muchísimo el trabajo, y que ha sido todo un acierto.

Una cultura organizativa que apuesta por la gestión de la calidad debe estar orientada hacia la creación de un entorno de trabajo que permita comprometer a los empleados en un proceso de cambio, superando de este modo, las complejidades operativas, las presiones del mercado, y aquellos contratiempos que pudieran surgir.

Además, como parte del proceso de mejora continua, habrá que continuar dotando a esta poderosa herramienta de toda la información que necesita. Antonio del Castillo considera que, con la experiencia que vayan adquiriendo en el tiempo, habrá que ir depurando toda la información que ya han introducido en el sistema. Por ejemplo, la relacionada con la creación de presupuestos.

Es ahí donde todavía tenemos que incidir y trabajar un poco más. Yo creo que el año que viene tiene que ser el año donde depuremos toda esa información, pues nos permitirá tener unos precios realmente ajustados al servicio que prestamos.

Para nuestro director —Salvador Agramunt— la decisión de aceptar los retos del cambio organizativo, asumiendo la carga económica que esta inversión ha implicado para nuestra joven organización, nunca estuvo en duda. Su pasión por la empresa y su gente se hace patente cuando afirma:

Cuando conoces a tu equipo, y sabes de lo que son capaces, no pones en duda que un paso como este será todo un éxito. Una vez más hemos trabajado juntos con el único objetivo de poner a nuestra empresa en un sitio a la altura de nuestro tiempo. No sólo trabajamos para ofrecerle a nuestros clientes instalaciones singulares y confortables, basadas en las últimas tecnologías, también nuestro objetivo es ser una organización donde todos encuentren su lugar, se sientan confortables, y motivados a seguir creciendo.

Foto de José Miguel López
Salvador Agramunt
Director de Zetus

Una empresa con una cultura organizativa orientada hacia la calidad, como lo es Zetus, tiene como objetivo satisfacer las necesidades del cliente, potenciar el trabajo en equipo, y orientar los procesos hacia una dinámica de mejora continua. Por ello, celebramos el éxito de iniciativas tan complejas como la emprendida para implantar y explotar, en todo su potencial, el sistema ERP que enlaza, de manera natural, sistemas tan vitales para nuestras operaciones como el financiero, el de producción, el de recursos humanos, el de distribución y tramitación de pedidos, entre otros. Todos integrados coherentemente, compartiendo los datos, y ofreciendo una visión global del negocio.

En resumen, nos podemos felicitar por los resultados que vamos obteniendo de la implantación del ERP, entendido como el despliegue de un sistema informático que nos ha obligado a superarnos, y a replantear algunas de las rutinas y prácticas de nuestro negocio.

El camino es largo, pero ya hemos dado un paso muy importante. ¡Y no será el ultimo!