Lo que debemos saber para mantener nuestro buzón de correo bajo control.

La mayoría de la gente utiliza el correo electrónico todos los días. Esta cotidianidad hace pasar por alto el hecho de que se trata de un sistema complejo, dónde se pueden presentar problemas de difícil solución.

Un servidor de correo empresarial consta de varios componentes —también llamados agentes— que cumplen funciones específicas. La configuración de dichos agentes puede llegar a ser compleja, porque estos deben trabajar coordinadamente para conseguir un servicio que permita a los usuarios comunicarse eficazmente, a la par que se protege la información, que es el principal activo de toda empresa moderna.

Algunos de los componentes de nuestro servidor de correo electrónico son:

  • El Agente de transferencia de correo, que es el componente que maneja el tráfico del Protocolo de Transferencia Simple —también conocido como SMTP, por sus siglas en ingles—, que tiene la función de transferir el correo de los usuarios desde el servidor hacia otros servidores externos y viceversa.
  • El Agente de entrega local, que es encargado de recuperar el correo externo procedente de otros servidores y colocarlo en el buzón del destinatario del correo en nuestro servidor.
  • El Filtro anti SPAM, cuyo propósito es reducir la cantidad de correo no deseado entrante, mediante la aplicación de reglas de detección de correo basura considerando varios factores, como por ejemplo, la reputación del servidor de procedencia del mensaje, el contenido del mensaje, el listado de mensajes y remitentes identificados anteriormente como basura por alguno de los usuarios locales, etc.
  • El Antivirus, que se utiliza para detectar virus, troyanos, malware y otras amenazas en el correo entrante y saliente.
  • El Sistema de salva y restauración de copias de resguardo, utilizado para conservar la integridad del servicio ante cualquier fallo o interrupción.
  • El Webmail, que permite acceder a los buzones de correo de los usuarios a través de un navegador web, sin necesidad de contar con un programa especialmente configurado para dicho acceso en el dispositivo desde el cual se accede.

Adicionalmente, el servidor se debe coordinar con los Clientes de Correo, que son los programas instalados en los ordenadores y móviles de los usuarios, —tales como OutLook, Gmail, Samsung Mail, iPhone/iPad Mail, Yahoo Mail, etc.— , utilizados para escribir y leer los correos, así como para organizar, archivar y gestionar el contenido de los buzones. El Webmail no es más que un cliente de correo instalado en el propio servidor.

En la actualidad, coexisten dos protocolos —o métodos— ofrecidos por los servidores de correo para conseguir la coordinación con los programas cliente: POP3 e IMAP.

POP 3

Antiguamente, lo más común era que los usuarios gestionaran su correo electrónico trabajando desde un único ordenador, y la conexión a internet era muy lenta y costosa — ¿Alguien se acuerda del sonido característico de los MODEMS, usados antaño para conectar el ordenador con el servidor de correo a través de la línea telefónica? Los más jóvenes quizás lo hayáis visto en una peli “retro”, o en alguna serie americana como “Halt and Catch Fire”, la cual os recomiendo con entusiasmo, aunque sólo sea por disfrutar de la canadiense Mackenzie Davis interpretando al personaje de Cameron, la chica nerd de la serie —.

En tales circunstancias se popularizó el Protocolo de Oficina de Correos, —“Post Office Protocol”, o POP, en inglés—, cuya tercera versión ha llegado hasta nuestros días con el nombre de POP3. La idea era permitir que los usuarios pudieran descargar todos los correos del servidor y verlos posteriormente, sin estar conectados a internet, mientras el servidor funcionaba como una oficina de correos: Una vez entregados los mensajes, ya no tenia más responsabilidad sobre ellos.

De aquí su característica principal, no se requiere conexión permanente a internet para usar el correo. Y la segunda, que una vez el usuario descarga los correos recibidos, estos se eliminan del servidor automáticamente, dejándoles disponibles sólo en el dispositivo donde fueron descargados.

En realidad, la versión actual del protocolo —POP3—, permite —opcionalmente— conservar en el servidor los mensajes que no se deseen eliminar. Sin embargo, esta no es una buena idea, pues los mismos correos se descargarán una y otra vez como correos nuevos, cada vez que se acceda al servidor. O sea, lo normal es que los correos recibidos del servidor con el método POP3 sólo se conserven en el equipo local, así que en esta modalidad no tenemos que preocuparnos del tamaño del buzón en el servidor.

Antiguamente, cuando se gestionaba el correo electrónico en un sólo equipo, desde un único puesto, se usaba el sencillo método POP3, que descargaba los correos en el puesto local y los borraba del servidor. Normalmente los usarios no teníamos que preocuparnos del tamaño de los buzones en el servidor.

A medida que se abarató el acceso a internet, y que todos comenzamos a llevar en el bolsillo un dispositivo permanentemente conectado, surgió la necesidad consultar el correo electrónico desde diferentes dispositivos: El ordenador, el móvil, la tablet, el smart watch…, fue entonces cuando se notó que hay muchas cosas del protocolo POP3 que funcionan bastante mal. Destacan entre ellas:

  • Que las carpetas, directorios, mensajes y borradores que creamos dentro del cliente de correo local, sólo estarán disponibles allí. No aparecerán en el servidor, ni en ningún otro dispositivo que consultemos.
  • Que al eliminar los mensajes una vez descargados, sólo se almacenan de manera local en el dispositivo en que lo descargamos y no se pueden ver en los otros.
  • Que si optamos por la variante de conservar en el servidor los mensajes descargados, estos seguirán apareciendo como “No Leídos”, al abrir el correo en cualquier dispositivo, descargándose repetidamente en todos los dispositivos con los que nos conectemos a internet, con el consiguiente impacto en tráfico y coste.
  • Y dado que no es posible la sincronización, si el dispositivo donde se encuentra abierto el correo sufre una avería, se perderá toda la información.

En un entorno empresarial contemporaneo, donde los usarios gestionan el correo electrónico desde diferetes dispositivos, incluso desde sus móviles durante los desplazamientos, el protocolo POP3 funciona mal. No fué diseñado para trabajar en tales circunstacias.

IMAP

Para solucionar los problemas del método POP3 en el escenario móvil y multi-puesto contenporaneo, se ideó el método IMAP, — es el acrónimo de “Internet Message Access Protocol”, en inglés—, cuya principal característica es que los correos se conservan en el Servidor, permitiendo su visualización en cualquier momento, desde cualquier dispositivo, y compartiendo entre todos ellos el estado de los mensajes: leído, nuevo, contestado, reenviado, eliminado, etc.
Otras características son:

  • Las carpetas y cambios realizados en el correo aparecerán en todos los dispositivos sincronizados.
  • Si se borra un mensaje en cualquier dispositivo,—o se mueve hacia una carpeta local, que no esté “visible” para el servidor—, dicho mensaje se borrará del servidor y del resto de positivos.
  • La recuperación de correos e información adjunta es sencilla, pues al mantenerse copias en el servidor por todo el tiempo que el usuario decida, pueden recuperarse desde cualquier otro dispositivo con conexión a internet.
  • El usuario puede cambiar de dispositivo, configurando el nuevo dispositivo con sus datos de conexión, ingresará a su cuenta tal y como estaba en el aparato anterior.

La posibilidad de sincronizar varios dispositivos que gestionan una misma cuenta de correo, instantáneamente y sin errores, hace del IMAP el método recomendado por los expertos a las empresas contemporaneas. Ahora bien, con el aumento de la versatilidad y la complejidad de nuestros escenarios de uso del correo electrónico, surgieron nuevos requisitos de mantenimiento a los que debemos prestar atención.

Como todos los mensajes se conservan en el servidor —y resto de dispositivos— hasta que el usuario los elimina, el espacio de almacenamiento en nuestro buzón se puede agotar rápidamente —espacio asignado a cada buzón en nuestro plan de alojamiento de internet— .

Además, mientras más compleja sea la estructura de carpetas que tenemos en el cliente local donde gestionamos el correo —o más cargadas estén con mensajes, borradores, anexos, etc.—, más difícil será para el servidor mantener la sincronización entre todos los dispositivos, mayor cantidad de tráfico en la red, y más tiempo de conexión necesitará para hacerlo. Esto, lógicamente, eleva el coste de la operación del correo y aumenta la probabilidad de que ocurra algún percance durante las operaciones de sincronización.

Con el aumento de la versatilidad y la complejidad de nuestros escenarios de uso del correo electrónico surgieron nuevos requisitos de mantenimiento a los que debemos prestar atención.
Un usuario con un buzón sobrecargado, desorganizado y sin mantenimiento, estará penalizando las comunicaciones de toda la empresa y poniendo en riesgo la integridad del correo electrónico.

Por una cuestión de comodidad para los usuarios y de rendimiento del sistema, en Zetus, empresa moderna donde nos encontramos con usuarios que utilizan diferentes dispositivos conectados a internet para trabajar con el correo, nos hemos inclinado por el protocolo IMAP para gestionar la comunicación de clientes locales con el servidor.

Esta decisión viene acompañada de tareas de mantenimiento que hemos puesto en manos de expertos en estas tecnologías —como actualizar continuamente las reglas de filtrado de antivirus y spam, actualizar y configurar los componentes del servidor de correo electrónico, o mantener nuestro servidor alejado de las listas negras que contienen a los servidores de correo que fueron reportados por enviar spam o correo basura —lo cual puede ocurrir algunas veces, sólo por tener algún componente del servidor mal configurado—. Pero también estamos implantando un procedimiento de mantenimiento de los buzones de correo que involucra a todos nuestros usuarios de la red, con el fin de mantener los buzones limpios y ordenados, y con ello aumentar la eficiencia y seguridad en nuestro entorno de correo.

Esperamos que lo explicado en este artículo os ayude a comprender —y adoptar mejor— los procesos de mantenimiento de correo que estamos implantando, contribuyendo así a la excelencia operacional de nuestra empresa.

¡Muchas gracias por vuestra colaboración!